Hysbysiad Preifatrwydd

1. Beth yw pwrpas yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn?

Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn disgrifio sut a pham y mae Cynghorau Chwaraeon y Gwledydd Cartref (Cyngor Chwaraeon y Deyrnas Unedig (‘UK Sport’),
Sport England, Chwaraeon Cymru, sportscotland a Sport Northern Ireland) (ni neu’r HCSCs) yn caffael ac yn defnyddio eich data personol mewn perthynas â’u
prosiect cydweithredol, Symud at Gynhwysiant.

At ddibenion Deddf Diogelu Data 2018 a’r Rheoliad Cyffredinol ar gyfer Diogelu Data yn y DU (UE) 2016/679 (GDPR y DU), mae pob un o’r HCSCs yn rheolydd ar y data personol mae’n eu prosesu amdanoch chi.

Mae’r HCSCs wedi’u cofrestru gyda Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth gyda’r rhifau cofrestru canlynol:

UK Sport: Z4628784
Sport England: ZA208476
Chwaraeon Cymru: Z5769715
Sportscotland: Z7177835
Sport Northern Ireland: Z8579526

Mae'r HCSCs hefyd yn rheoli ac yn gweithredu [https://movingtoinclusion.co.uk/] (y Wefan) ar y cyd. Mae’r polisi hwn yn nodi sut rydym yn casglu, yn prosesu, yn storio ac yn diogelu eich data personol.

Mae’r polisi hwn yn berthnasol i bob ymwelydd â’r Wefan ac unrhyw unigolion yr ydym yn prosesu data personol mewn perthynas â hwy.

2. Sut rydym yn casglu eich data personol

Rydym yn casglu gwybodaeth pan fyddwch yn defnyddio'r Wefan.

Gall y data personol rydym yn eu casglu gennych gynnwys y canlynol:

  • eich enw, cyfeiriad, rhif(au) ffôn a chyfeiriad e-bost;
  • gwybodaeth a ddarperir gennych mewn unrhyw ffurf, a all gynnwys data personol categori arbennig fel gwybodaeth yn ymwneud ag iechyd, ethnigrwydd, cyfeiriadedd rhywiol a chredoau crefyddol neu athronyddol;
  • cofnodion cyfathrebu ysgrifenedig a llafar rhyngom;
  • gwybodaeth am eich defnydd o'r Wefan yr ydym yn ei chasglu drwy ddefnyddio cwcis (edrychwch ar ein Hysbysiad Cwcis am ragor o fanylion).

3. Sut rydym yn defnyddio eich data personol

Rydym yn defnyddio eich data personol yn y ffyrdd canlynol:

  • i gyfathrebu â chi, er enghraifft dros y ffôn neu ar e-bost;
  • i sicrhau bod cynnwys y Wefan yn cael ei gyflwyno i chi'n effeithiol;
  • i hyrwyddo cydraddoldeb a lles ar draws chwaraeon sy’n cael eu cyllido gan yr HCSCs.

4. Ein sail gyfreithiol ar gyfer prosesu

Bydd llawer o’r wybodaeth rydym yn ei chasglu amdanoch chi drwy’r Wefan yn cael ei chasglu yn ddienw ac ni fydd yn datgelu pwy ydych chi yn bersonol, fodd bynnag, byddwn yn gofyn am eich cyfeiriad e-bost fel rhan o’r wybodaeth rydym yn ei chasglu.

Pan fyddwn yn prosesu data personol sy’n datgelu pwy ydych chi, rydym yn gwneud hynny ar y sail ei fod yn angenrheidiol at y dibenion canlynol:

• ar gyfer cyflawni unrhyw gontract rydym yn ymrwymo iddo gyda chi neu i gymryd camau ar eich cais cyn ymrwymo i gontract;
• at ddibenion ein buddiannau cyfreithlon wrth hyrwyddo cydraddoldeb a chyfleoedd mewn chwaraeon; ac
• i gydymffurfio ag unrhyw rwymedigaeth gyfreithiol rydym yn ddarostyngedig iddi.

Pan fyddwn yn prosesu data personol categori arbennig, bydd angen sail gyfreithiol ychwanegol arnom ar gyfer prosesu ac efallai y byddwn yn gofyn am eich caniatâd penodol i ni wneud hynny. Cofiwch y gallwch dynnu eich caniatâd yn ôl unrhyw bryd drwy gysylltu â ni gan ddefnyddio'r manylion sydd wedi’u darparu yn yr adran cysylltu a chwynion isod. Ni fydd hyn yn effeithio ar gyfreithlondeb unrhyw brosesu a gynhaliwyd yn seiliedig ar eich caniatâd cyn iddo gael ei dynnu'n ôl.

5. Rhannu eich data personol

Dim ond pan mae’n angenrheidiol i ni wneud hynny er mwyn cyflawni ein rhwymedigaethau i chi o dan ein contract rydym yn rhannu eich data personol gyda
thrydydd parti, lle mae gennym fudd cyfreithlon wrth wneud hynny, neu lle mae’n ofynnol i ni wneud hynny i gydymffurfio â darpariaeth reoleiddiol neu gyfreithiol. Ni fyddwn byth yn gwerthu eich data personol ar gyfer marchnata uniongyrchol. Mae’r amgylchiadau lle gallwn rannu eich data personol gyda thrydydd partïon yn cynnwys y canlynol:

  • rhannu gwybodaeth â mentoriaid neu aseswyr penodol lle mae'n briodol gwneud hynny er mwyn bodloni nodau'r fenter Symud at Gynhwysiant;
  • lle mae'n ofynnol i ni adrodd ar wybodaeth am gydraddoldeb ac amrywiaeth i Gyrff Rheoli Cenedlaethol neu gyrff chwaraeon eraill;
  • lle rydym yn defnyddio darparwr gwasanaethau, er enghraifft mewn perthynas â'n systemau neu raglenni cyfrifiadurol;
  • os ydym yn defnyddio ymgynghorwyr ar gyfer gwasanaethau; ac
  • os ydym yn rhannu eich data personol gyda'n cynghorwyr proffesiynol fel yswirwyr a chyfreithwyr.

6. Trosglwyddo eich data personol

Ni fydd y data personol rydym yn eu casglu gennych yn cael eu trosglwyddo fel rheol i, na’u storio mewn, cyrchfan y tu allan i’r Deyrnas Unedig.

Fodd bynnag, os bydd angen i ni drosglwyddo eich data personol y tu allan i’r DU a’r tu allan i’r Ardal Economaidd Ewropeaidd (AEE) byddwn yn cymryd pob cam sy’n rhesymol angenrheidiol i sicrhau bod unrhyw drosglwyddo o’r fath yn cael ei wneud yn ddiogel a bod gwarchodaeth ddigonol yn ei lle i ddiogelu eich data personol.

Cysylltwch â ni os hoffech chi gael gwybod mwy; os byddwn yn trosglwyddo eich Data Personol y tu allan i’r DU a’r AEE ar unrhyw adeg, gallwch ofyn i ni am gopi
o’r mesurau diogelu perthnasol a weithredwyd mewn perthynas â’r trosglwyddo.

7. Am ba mor hir y byddwn yn cadw eich data personol

Byddwn yn cadw eich data personol am hyd at 12 mis ar ôl diwedd ein perthynas â chi/cyhyd ag sy’n angenrheidiol i reoli ein perthynas â chi.

8. Newidiadau i'r polisi hwn

Efallai y byddwn yn golygu neu'n diwygio'r hysbysiad preifatrwydd hwn o bryd i'w gilydd. Os byddwn yn gwneud unrhyw newidiadau sylweddol i’r ffyrdd rydym yn defnyddio eich data personol byddwn yn eich hysbysu ar e-bost.

9. Eich hawliau

Mae eich data personol yn cael eu diogelu o dan gyfreithiau diogelu data ac mae gennych nifer o hawliau (a eglurir isod) y gallwch geisio eu harfer. Cysylltwch â ni
gan ddefnyddio'r manylion sydd wedi’u darparu yn yr adran cysylltu a chwynion isod os oes gennych chi unrhyw ymholiadau neu os hoffech chi arfer unrhyw un o'ch hawliau.

Os byddwch yn ceisio arfer eich hawliau byddwn yn esbonio i chi a yw'r hawl yn berthnasol i chi ai peidio; nid yw'r hawliau hyn yn berthnasol o dan bob amgylchiad.

  • Hawl i fynediad – Mae gennych hawl i gael mynediad at y data personol sydd gennym amdanoch ar gais. Yr enw ar hyn yw “Cais Mynediad Gwrthrych Data”. Gallwch arfer yr hawl hon drwy wneud cais yn ysgrifenedig, drwy e-bost neu dros y ffôn gan ddefnyddio’r manylion cyswllt yn yr adran cysylltu a chwynion isod.
  • Hawl i gywiro – Gallwch ofyn i ni gywiro neu ddiweddaru eich data personol i sicrhau eu bod yn gywir ac yn gyflawn.
  • Hawl i ddileu a hawl i gyfyngu ar brosesu – Gallwch ofyn i ni roi’r gorau i brosesu a/neu ddileu eich data personol o dan rai amgylchiadau (er enghraifft, os yw’r data’n cael eu prosesu gyda’ch caniatâd, neu nad oes angen i ni eu prosesu mwyach).
  • Hawl i symudedd data  – Mae gennych hawl i ofyn i ni ddarparu eich data personol ar ffurf sy'n addas i chi, a/neu ddarparu eich gwybodaeth i drydydd parti.
  • Hawl i wrthwynebu – Mae gennych hawl i wrthwynebu ein bod yn prosesu eich data personol.
  • Proffilio a phenderfyniadau awtomatig  – Mae gennych hawl i beidio â bod yn destun penderfyniadau awtomatig sy'n cael effaith gyfreithiol ac i gael eich diogelu gan fesurau diogelu mewn perthynas ag unrhyw broffilio. Nid ydym yn gwneud unrhyw benderfyniadau na phroffilio awtomatig.
  • Hawl i wrthwynebu marchnata uniongyrchol  – Os ydych chi wedi cydsynio i dderbyn marchnata uniongyrchol, gallwch newid eich meddwl unrhyw bryd drwy gysylltu â ni neu ddilyn y ddolen i “ddad-danysgrifio”, sydd wedi’i chynnwys ym mhob e-bost rydym yn ei anfon atoch. Caniatewch ychydig ddyddiau i ni weithredu ynghylch eich cais.

10. Cysylltu a Chwynion

Os oes gennych chi unrhyw gwestiynau mewn perthynas ag unrhyw beth a godwyd yn yr hysbysiad preifatrwydd hwn neu am sut rydym yn defnyddio eich data
personol, cysylltwch ag UK Sport, neu’r Wlad Gartref berthnasol yr ydych yn byw ynddi ar e-bost ar:

UK Sport: Sportingsystem@uksport.gov.uk

Sport England: diversitymatters@sportengland.org

Chwaraeon Cymru: info@sport.wales

Sport Scotland: sportscotland.enquiries@sportscotland.org.uk

Sport Northern Ireland: info@sportni.net

Mae gennych hefyd yr hawl i gyflwyno cwyn i awdurdod goruchwylio (Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth yn y DU). Mae manylion cyswllt a gwybodaeth am sut i wneud hyn ar gael yn: www.ico.org.uk.